Hoe systemen mijn leven makkelijker maken 

Om te beginnen zal ik iets opbiechten: ik ben gek op systemen. Dit betekent niet dat ik heel technisch in het leven sta. Maar systemen die mij helpen zijn voor mij echt een ‘must’. 

Wat zijn de voordelen van systemen? Systemen zorgen ervoor dat ik efficiënt te werk kan gaan. 

Handelingen die ik normaal gesproken handmatig zou doen worden nu geregeld door het systeem, waardoor ik het niet steeds opnieuw hoef te doen. 
Nog een voordeel: het zorgt ervoor dat ik geen dingen vergeet, én de uitkomsten zijn voorspelbaar. 


Jong geleerd is oud gedaan

Ik weet nog dat ik 15 was en dat ik bij een kippenslachterij werkte. Dat heb ik heel wat jaren gedaan, in de zomervakantie.

Onze taak was: de kippenbouten van de lopende band afhalen, die in een bak doen, de bak afwegen tot 10 kilo, en die vervolgens opstapelen en dichtsealen. Als je dat de hele dag aan de lopende band doet, dan raak je verveeld en gaat je brein denken. 

Het leuke was: de pauze in die tijd werd bepaald door de lopende band. Als er geen kippenbouten meer aankwamen, hadden we pauze. Als ze er weer aankwamen, ging er een alarm en moest je als een gek weer naar die lopende band toe. 

Ik dacht dus: ‘kan dit systeem niet efficiënter?’ 

Toen alle ‘grote oude mannen’ pauze aan het houden waren, ging ik terug om dat hele systeem om te zetten. In mijn ‘optiek’ was dat efficiënter, beter en leuker. 

Wat gebeurde er? Toen al die mannen terugkwamen van de pauze - ik was niet bij de pauze geweest - had ik alles anders gezet. 

Dat is natuurlijk super irritant, ik kan me voorstellen dat ze me echt niet gemogen zullen hebben. Een snotneus van 15 jaar oud en vakantiekracht die even de hele boel overhoop gaat gooien. Maargoed, de band liep dus ze moesten aan het werk.

Er werd eerst heel erg gemopperd, maar de volgende dag ontdekte ik dat het weer precies zo stond als hoe ik het neer had gezet.

Dat vond ik erg leuk en daardoor zie ik ook dat ik van systemen hou! Ik hou van systemen maken en van efficiëntie. Ik hou niet van de dingen opnieuw doen. Dat is wie ik ben. 

Op de automatische piloot

Heel vaak als ik met een klant zit vraag ik: gebruik je een systeem om klanten te werven? 

Vaak geven ze dan wel een antwoord, maar dan weet ik wel dat ze dat niet hebben. Ze leggen dan wat dingen uit die ze wel eens proberen om klanten te werven. Maar echt een systeem hebben heel veel bedrijven niet. 

Dus dan vraag ik: 

• Heb je dan ook een systeem om in contact te komen met nieuwe klanten?
• Gebruik je een systeem om te analyseren wat de behoeftes zijn van je nieuwe klanten, en waar hun problemen liggen? 
• Heb je een systeem om jouw dienstverlening op een aantrekkelijke manier te presenteren? Heb je een systeem om live met ze in contact te komen?

Dat laatste is belangrijk, want de meeste van mijn klanten verkopen geen potjes of pannetjes, maar doen iets in de dienstverlening.  Dus zij willen met mensen om tafel zitten of ze aan de telefoon spreken. Maar heb je dan ook een systeem om die deal te sluiten? Heb je een script?

Dit is dus een aantal vragen die ik bij jou ‘drop’ en waar je over na kunt denken.
Als je een vast systeem hebt, dan heb je houvast en dat werkt gemakkelijk. Het is eenvoudig op te schalen; je kan er nieuw personeel snel mee laten werken.